Medewerker Studentenaangelegenheden (stage), functieklasse C, 60% (DOWA STA E 045)

Ben je een administratieve duizendpoot, haal je voldoening uit een ondersteunende functie, en spreekt het je aan om achter de schermen in een studentencontext te werken? Dan is dit de job die je zoekt!

Lees dan zeker verder!

Jouw job

Ter vervanging van een collega is onze dienst Studentenaangelegenheden op zoek naar een medewerker Studentenaangelegenheden (100%).

Binnen de studentenadministratie kom je terecht in een enthousiast team dat samenwerken hoog in het vaandel draagt.

Je staat in voor de administratieve opvolging van stages, praktijkopleidingsonderdelen, duaal leren en bachelorproeven,. Hierbij maak je dagelijks gebruik van diverse softwarepakketten

Je bent het eerste aanspreekpunt voor de stagecoördinatoren van onze opleidingen, die bij jou terecht kunnen met vragen rond stagedossiers. Je biedt ondersteuning bij de opmaak van de dossiers, van stagecontracten tot addenda, richtlijnenbundels en andere documenten. Je werkt daarvoor nauw samen met de stagecoördinatoren die studenten informeren over het stagebeleid van de opleiding.

Je volgt de stageovereenkomsten met de verschillende stagegevers nauwkeurig op, in het bijzonder het ondertekeningsproces. Je zorgt ervoor dat de administratieve stagekalender gevolgd wordt, vult gegevens aan in de databases en volgt in nauw overleg met je collega’s afwijkende stagetrajecten op. Je signaleert problemen indien nodig en informeert tijdig alle betrokken partijen.

Jouw profiel

Aan welke voorwaarden voldoe je?

Om in aanmerking te komen voor deze vacature, voldoe je aan onderstaande toelatingsvoorwaarden op het moment van jouw sollicitatie:

• Je voldoet aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex Hoger Onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.
• Je bent minstens in het bezit van een diploma van hoger secundair onderwijs, of gelijkgeschakeld, of gelijkwaardig.
• Je hebt minstens 2 jaar relevante en actuele werkervaring in een administratieve functie.

Waarom ben jij de kandidaat die we zoeken?

• Je kan je identificeren met de waarden van HOGENT.
• Je bent enthousiast en gemotiveerd voor deze job.
• Je bent administratief sterk en werkt nauwkeurig. Bij voorkeur heb je reeds ervaring in een administratieve functie.
• Je hebt een goede kennis van het MS Office pakket en het navigeren tussen diverse digitale tools schrikt je niet af. Kennis van SharePoint is pluspunt.
• Je werkt student- en servicegericht.
• Je communiceert vlot, helder en genuanceerd, zowel schriftelijk als mondeling.
• Je kan autonoom en proactief werken in de uitvoering van je takenpakket. Je neemt de touwtjes in handen en organiseert je taken en tijd op een efficiënte wijze.
• Je bent een echte teamspeler.
• Je bent flexibel ingesteld.

Ons aanbod

Wij bieden een deeltijdse (60%) statutaire aanstelling in een tijdelijke, niet-vacante betrekking, ter vervanging van een collega die een verlofstelsel opneemt. Je aanstelling start zo snel mogelijk, tot terugkeer van de collega. Bij een eventuele verlenging van het verlofstelsel van de collega kan jouw aanstelling ook verlengd worden.

Je werkt in een 38-uren stelsel. Een tewerkstelling van 60% komt overeen met 22,8 uren.

Je verloning is op maat van aantoonbare relevante ervaring, aangevuld met klassieke werkmiddelen zoals een laptop. Je verloning situeert zich in de klasse C, tussen de salarisschaal C11 (minimum) en de salarisschaal C22 (maximum). Afhankelijk van het bedrag van je loon en je gezinstoestand, wordt je loon aangevuld met een haard- of standplaatstoelage. Meer info over de salarisschalen vind je hier.

Naast eventuele geldelijke anciënniteit uit de openbare sector kunnen diensten uit de privésector verrekend worden in de geldelijke anciënniteit. Ervaring op hetzelfde niveau kan meegeteld worden voor de toekenning van je salarisschaal. Toekenning ervan gebeurt aan de hand van tewerkstellingsattesten en na onderzoek van je dossier.

We bieden daarnaast een internetvergoeding van €20 per maand. Het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis. Als je met de fiets komt, krijg je hiervoor een vergoeding. Kom je met de wagen, dan is er parkeerplaats voorzien.

Binnen HOGENT is een mogelijkheid te telewerken. Als je voltijds werkt, bieden we je 36 vakantiedagen per volledig kalenderjaar. Bij een deeltijdse tewerkstelling is dat 21,6 dagen. Daarnaast heb je recht op alle wettelijke feestdagen, aangevuld met een aantal extra feestdagen. Valt een feestdag op een dinsdag of donderdag, dan krijg je een brugdag om de brug naar het weekend te maken.

Daarnaast hebben we een aantrekkelijk sportaanbod, en ontvang je een personeelskaart met extra voordelen. Als medewerker van HOGENT kan je ook voordelig aansluiten bij de hospitalisatieverzekering van Ethias Onderwijs en kan je via onze raamovereenkomst intekenen op een voordelig gsm-abonnement.

Interesse?

1. Solliciteer voor deze vacature ten laatste op 22-01-2025, via onderstaande knop “solliciteren”, met toevoeging van jouw curriculum vitae en een motivatiebrief. Vermeld je periodes van tewerkstelling zo nauwkeurig mogelijk in je cv. Enkel tijdige en volledige sollicitaties zijn geldig.
2. We maken een preselectie op basis van de toelatingsvoorwaarden en jouw profiel.
3. Als je voldoet, nodigen we je uit voor een selectiegesprek, waarin je je motivatie, ervaring en competenties kunt tonen. De selectiegesprekken zullen plaatsvinden op 06-02-2025. Je zal de uitnodiging voor een gesprek per mail ontvangen, na afloop van de publicatie.
4. Als je geselecteerd bent, dien je een aantal documenten in.
5. Van harte welkom bij HOGENT!

HOGENT is een gemeenschap van unieke mensen waar iedereen zichzelf kan zijn en een plaats heeft. De grote verscheidenheid is een troef die mogelijkheden schept. HOGENT zet in op een diverse instroom, werkt aan gelijke kansen en stimuleert inclusie.

Heb je een beperking en kan een aanpassing je helpen om jou een aangename sollicitatie-ervaring te bezorgen? Laat het ons zeker weten!

Vragen?

Voor inhoudelijke vragen over deze job kan je terecht bij Melanie Bytebier, coördinator studentenadministratie. Dit kan via e-mail (melanie.bytebier@hogent.be) of telefonisch (09 243 26 82).

Voor praktische en technische vragen (selectieprocedure, loon,…) kan je terecht bij Kim Rosseel, HR partner. Dit kan via e-mail (kim.rosseel@hogent.be) of telefonisch (0475 59 35 37).