Medewerker studentenadministratie, functieklasse C, 100% (DOWA STA E 061)

Ben je een administratieve duizendpoot, haal je energie uit een ondersteunende functie en spreekt het je aan om achter de schermen in een studentencontext te werken? Dan is deze job misschien wel iets voor jou!

Jouw job

Je komt terecht in het team Studentenadministratie (onderdeel van de dienst Studentenaangelegenheden). Samen zorgen we voor een vlotte administratieve begeleiding van HOGENT-studenten gedurende hun volledige studieloopbaan.

Ter vervanging van een collega die een verlofstelsel opneemt, ligt jouw focus op de stageadministratie. Je zet je schouders onder de administratieve opvolging van stages, praktijkopleidingsonderdelen, duaal leren en bachelorproeven.

Als eerste aanspreekpunt voor de stagecoördinatoren van onze opleidingen help je hen graag bij vragen over stagedossiers. Je ondersteunt hen bij de opmaak en verwerking van die dossiers: van stagecontracten en addenda tot richtlijnenbundels en andere documenten.

Daarnaast volg je de stageovereenkomsten met verschillende stagegevers nauwgezet op, met bijzondere aandacht voor het ondertekeningsproces. Je bewaakt de administratieve stagekalender, vult gegevens aan in databanken en volgt – in nauw overleg met collega’s – ook afwijkende stagetrajecten op. Daarbij gebruik je dagelijks verschillende softwaretoepassingen.

Je signaleert knelpunten tijdig en zorgt ervoor dat alle betrokken partijen correct geïnformeerd zijn. Sporadisch bied je ook ondersteuning bij de organisatie, planning en uitvoering van andere administratieve processen binnen de Studentenadministratie.

Jouw profiel

Aan welke voorwaarden voldoe je?

Om in aanmerking te komen voor deze vacature, voldoe je aan onderstaande toelatingsvoorwaarden op het moment van jouw sollicitatie:

• Je voldoet aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex Hoger Onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.
• Je bent in het bezit van een diploma van hoger secundair onderwijs, of een gelijkgeschakeld studiebewijs hoger onderwijs van vóór 2004-2005, of een gelijkwaardig buitenlands diploma.
• Je hebt minstens 2 jaar relevante en actuele werkervaring in een administratieve functie.

Waarom ben jij de kandidaat die we zoeken? 

• Je kan je identificeren met de waarden van HOGENT.
• Met enthousiasme en engagement wil je aan de slag gaan in deze rol.
• Gestructureerd en nauwkeurig werken in een administratieve context is één van je absolute sterktes.
• Je organiseert je werk zelfstandig en respecteert deadlines.
• Een student- en servicegerichte houding is vanzelfsprekend in je manier van werken.
• Je communiceert vlot, helder en genuanceerd, zowel mondeling als schriftelijk.
• Samenwerken zit in je natuur: je bent een uitgesproken teamplayer die actief bijdraagt aan wederzijds vertrouwen, open communicatie en een positieve werkomgeving.
• Je kan flexibel inspelen op veranderingen in opdrachten en werkomstandigheden.
• Met digitale tools zoals MS Office ga je vlot aan de slag; MS Office (Word en Excel) beheers jij prima, kennis van SharePoint is mooi meegenomen.

Ons aanbod

Wij bieden een voltijdse (100%) statutaire aanstelling in een tijdelijke, niet-vacante betrekking, ter vervanging van een collega die een verlofstelsel opneemt. Je aanstelling start zo snel mogelijk, tot terugkeer van de collega. Bij een eventuele verlenging van het verlofstelsel/de afwezigheid van de collega kan jouw aanstelling ook verlengd worden.

Je werkt in een 38-uren stelsel.

Je verloning is op maat van aantoonbare relevante ervaring, aangevuld met klassieke werkmiddelen zoals een laptop. Je verloning situeert zich in de klasse C, tussen de salarisschaal C11 (minimum) en de salarisschaal C22 (maximum). Afhankelijk van het bedrag van je loon en je gezinstoestand, wordt je loon aangevuld met een haard- of standplaatstoelage. Meer info over de salarisschalen vind je hier.

Afhankelijk van je huidige statuut en anciënntieit, kunnen naast eventuele geldelijke anciënniteit uit de openbare sector diensten uit de privésector verrekend worden in de geldelijke anciënniteit. Ervaring op hetzelfde niveau kan meegeteld worden voor de toekenning van je salarisschaal. Toekenning ervan gebeurt aan de hand van tewerkstellingsattesten en na onderzoek van je dossier.

We bieden daarnaast een internetvergoeding van €20 per maand. Het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis. Als je met de fiets komt, krijg je hiervoor een vergoeding. Kom je met de wagen, dan is er parkeerplaats voorzien.

Binnen HOGENT is een mogelijkheid om te telewerken, dit is na een inwerkperiode en steeds in overleg met je leidinggevende. Als je voltijds werkt, bieden we je 36 vakantiedagen per volledig kalenderjaar. Daarnaast heb je recht op alle wettelijke feestdagen, aangevuld met een aantal extra feestdagen. Valt een feestdag op een dinsdag of donderdag, dan krijg je een brugdag om de brug naar het weekend te maken.

Daarnaast hebben we een aantrekkelijk sportaanbod, en ontvang je een personeelskaart met extra voordelen. Als medewerker van HOGENT kan je ook voordelig aansluiten bij de hospitalisatieverzekering van Ethias Onderwijs en kan je via onze raamovereenkomst intekenen op een voordelig gsm-abonnement.

Interesse?

1. Solliciteer voor deze vacature ten laatste op 15-06-2026, via onderstaande knop “solliciteren”, met toevoeging van jouw curriculum vitae en motivatiebrief. Vermeld je periodes van tewerkstelling zo nauwkeurig mogelijk in je cv. Enkel tijdige en volledige sollicitaties zijn geldig.
2. We maken een preselectie op basis van de toelatingsvoorwaarden en jouw profiel.
3. Als je voldoet, nodigen we je uit voor een selectiegesprek, waarin je je motivatie, ervaring en competenties kunt tonen. De selectiegesprekken zullen plaatsvinden op 22-06-2026, 24-06-2026 of 25-06-2026. Je zal de uitnodiging voor een gesprek per mail ontvangen, na afloop van de publicatie.
4. Als je geselecteerd bent, bekijken we samen welke documenten je eventueel nog moet indienen.
5. Veel succes in je nieuwe job bij HOGENT!

HOGENT is een gemeenschap van unieke mensen waar iedereen zichzelf kan zijn en een plaats heeft. De grote verscheidenheid is een troef die mogelijkheden schept. HOGENT zet in op een diverse instroom, werkt aan gelijke kansen en stimuleert inclusie.

Heb je een beperking en kan een aanpassing je helpen om jou een aangename sollicitatie-ervaring te bezorgen? Laat het ons zeker weten!

Vragen?

Voor inhoudelijke vragen over deze job kan je terecht bij Melanie Bytebier, Coördinator Studentenadministratie. Dit kan via e-mail (melanie.bytebier@hogent.be).

Voor praktische en technische vragen (selectieprocedure, loon, …) kan je terecht bij Sarah Staes, HR-partner. Dit kan via e-mail (sarah.staes@hogent.be).