Expert(e) Studentenadministratie

Odisee is dé co-hogeschool van Vlaanderen en Brussel, omdat ze 100% wil inzetten op co-creatie.

Bij Odisee denken en doen we zoveel mogelijk ‘in co’.

Studenten, docenten, administratieve medewerkers, onderzoekers, bedrijven én de maatschappij: we werken samen aan een boeiend onderwijsproject. We bundelen onze krachten om de complexe uitdagingen van vandaag aan te pakken – binnen de hogeschool én op de werkvloer van onze bedrijfspartners. Op die manier stomen we jongeren én volwassenen klaar voor een steeds sneller veranderende maatschappij.

Onze hogeschool omarmt verschillen en diversiteit. Ze wil samen met studenten, bedrijven en andere partners experimenteren en ondernemen. Ze is gericht op levenslang leren en duurzaam praktijkgericht onderzoek, waar de maatschappij ook echt iets mee is.

De dienst Studentenadministratie staat in voor een professionele administratie, een klantgerichte dienstverlening en een beleidsgerichte aanpak. Deze dienst is verantwoordelijk voor het administratief beheer van het onderwijsaanbod, de individuele studieprogramma’s, de toelating en inschrijving van studenten, de inning van studiegelden, de examenverwerking, de opmaak van diploma’s, overheidsrapportering, de redactie van het Onderwijs-en examenreglement (OER)… . Dit zorgt voor een zeer gevarieerde jobinhoud met een sterke analytische, projectmatige en communicatieve invalshoek.

Jouw taakinhoud

Bij de start zet je met een warm team van collega’s samen de schouders onder:

• de inhoudelijke beoordeling van de inhoud van het Onderwijs-en examenreglement (OER) vanuit de praktische kennis van de processen van Studentenadministratie, en formuleer je concrete voorstellen voor de redactie van het OER;
• het adviseren van studietrajectbegeleiders over individuele studieprogramma’s (ISP) van studenten en het goedkeuren ervan;
• het voorbereiden van alle administratieve activiteiten voor de beraadslagingen van examencommissies, de juridische ondersteuning tijdens de beraadslagingen en de administratief-juridische afwerking ervan;
• het adviseren op technisch-administratief en juridisch vlak van opleidingshoofden in de opbouw van hun programma’s voor de programmagids, zodat de onderwijskundige doelstellingen worden bereikt, en actualiseer je het onderwijsaanbod in het digitale systeem;

Op termijn ben je in staat om:

• het OER (en delen ervan) zelfstandig uit te werken. Nieuwe decretale bepalingen, een nieuwe beleidstekst of een gewijzigde administratieve werkwijze vertaal je naar een concrete tekst voor het OER. Hiervoor maak je nota’s met een scherpe probleemschets en voer je besprekingen op het snijvlak van onderwijsbeleid, studentenbeleid en administratie, rekening houdend met het juridische kader, Associatie-afspraken en administratief-technische vereisten en beperkingen.
• passages van het OER naar de concrete praktijk te vertalen en omgekeerd.
• zelf verantwoordelijkheid te nemen voor het Onderwijsaanbod, de ISP’s en de examenverwerking van meerdere opleidingen

Elke medewerker van de dienst Studentenadministratie is bovendien medeverantwoordelijk voor een klantgerichte dienstverlening. Die dienstverlening naar onze studenten gebeurt digitaal en fysiek op de campus, ook op infodagen.

Gewenst profiel

• Je beschikt over een relevant masterdiploma (bv. economisch/juridisch bv. handelswetenschappen/handelsingenieur) of een bachelordiploma met minimaal 5 jaar relevante ervaring. Ervaring met lesgeven en/of bijkomend studiebewijs van pedagogische bekwaamheid wordt zeker gewaardeerd.
• Je onderscheidt je door jouw sterk analytisch vermogen en vlotte redactionele vaardigheden.
• Projectmanagement, gestructureerd werken en deadlines behalen geeft jou energie.
• Je werkt op een verbindende manier oplossings- en resultaatgericht.
• Je bent snel weg met nieuwe digitale tools.
• Je kan op een heldere, klantvriendelijke en overtuigende manier communiceren, zowel schriftelijk als mondeling en kan je communicatiestijl aanpassen in functie van je doelgroep. Je zal hoofdzakelijk in het Nederlands werken, voor internationale studenten zal dat in het  Engels gebeuren.
• Kennis van administratieve processen binnen de context van het onderwijs is een plus; belangrijker is evenwel dat je beschikt over een leergierige houding die je in staat stelt op korte termijn nieuwe kennis te verwerven.
• Je bent nieuwsgierig, je neemt initiatief, maar zorgt steeds ook voor een goede samenwerking en afstemming met je collega’s.

Ons aanbod

• Samenwerking in een dynamische en stimulerende onderwijsomgeving.
• Een boeiende, gevarieerde job vol interessante contacten (binnen de hogeschool maar ook met andere hogescholen binnen en buiten de Associatie KU Leuven), projecten en mogelijkheden om je competenties aan te scherpen, ook via vorming.
• Een voltijdse tewerkstelling aan 100%.
• Een contract van onbepaalde duur van 38 uur per week, met een combinatie van campus- en thuiswerk. Opstart zo snel mogelijk. Je wordt verbonden aan campus Brussel, maar verplaatsingen naar onze andere campussen zijn voor jou geen probleem.
• Verloning overeenkomstig graad A1 (weddeschaal 585) A2 (weddeschaal 587) naargelang het behaalde diploma en de voorgelegde relevante ervaring.
• Nuttige beroepservaring opgedaan buiten het onderwijs kan worden opgenomen in de geldelijke anciënniteit, voor zover ze relevant is voor de functie in de hogeschool en ze schriftelijk bewezen wordt.
• Wij bieden je een aantal bijkomende voordelen, zoals de terugbetaling woon-werkverkeer. met het openbaar vervoer, fietsvergoeding, connectiviteitsvergoeding, voordelen en kortingen via Samenaankoop KU Leuven en de Lerarenkaart, gunstige aansluitingsvoorwaarden hospitalisatieverzekering, interessante verlofregeling, .... .

Bijkomende inlichtingen

Inhoudelijke informatie kan je via e mail verkrijgen bij Ingrid Reniers, Diensthoofd Studentenadministratie ingrid.reniers@odisee.be. Overige inlichtingen zijn te verkrijgen op de Personeelsdienst, via personeelsadministratie@odisee.be.

Selectieprocedure

Kandidaten worden gescreend op basis van cv en motivatiebrief. De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor een praktijkrelevante proef die thuis af te ronden is. Op basis van het resultaat van die proef word je uitgenodigd voor een eerste competentiegericht interview met de relevante medewerkers Studentenadministratie op dinsdag 11 juni (voormiddag, online) en een tweede interview met het diensthoofd Studentenadministratie en de directeur Student en Talent op dinsdag 17 juni of vrijdag 20 juni op campus Brussel.